Organigramma - servizi e organico

SEGRETERIA DI DIREZIONE, AMMINISTRATIVA E CONTABILE

Attività: coadiuvare il Direttore di Dipartimento nell’espletamento delle specifiche funzioni previste dalla normativa, dallo Statuto di Ateneo, dal Regolamento di Ateneo per l’amministrazione la finanza e la contabilità e dal Regolamento Generale di Ateneo vigenti. Qualora previsto dalla posizione organizzativa dell’organigramma, attuare e coordinare le attività del Dipartimento sulla base delle direttive degli organi di governo e del Direttore. In accordo con il Direttore di Dipartimento, cura l’attività ordinaria e di segreteria del Dipartimento e segue gli adempimenti di carattere amministrativo, finanziario e contabile.

Partecipa alle sedute degli organi di governo della Struttura in qualità di componente e di norma di segretario verbalizzante. Predispone il testo delle delibere e i verbali degli organi di governo della Struttura e cura l’esecuzione delle delibere di tali organi. Predispone, ai sensi del Regolamento Generale di Ateneo, il bilancio preventivo e consuntivo del Dipartimento e assume la corrispondente responsabilità amministrativa e gestionale. Coopera con Direttore di Dipartimento allo svolgimento delle attività di collegamento tra le diverse funzioni della segreteria di Dipartimento anche nella relazione con l’Amministrazione Centrale.

RESPONSABILE: S.D.

Attività: corrispondenza cartacea ed elettronica; protocollo e PEC per tutti gli uffici della segreteria amministrativa; firma dei documenti; pratiche del personale gestione GIADA, inserimento ore straordinario; collaborazioni part-time studenti 200 ore (richieste - reperimento studenti – contratti…tutte le pratiche dall’inizio alla fine del contratto); pubblicazione albo on line Dipartimento delle procedure valutative e selettive docenti; supporto alla gestione degli organi collegiali (verbalizzazioni, convocazioni, elezioni); pratiche amministrative varie, espletamento pratiche con gli uffici dell’Amministrazione Centrale. Account istituzionale per tutte le comunicazioni da parte degli organi e servizi di Ateneo

Organico: 1 unità / 24h , 1 unità / 36h

RESPONSABILE: S.D.

Attività: fondo economale: verifica ammissibilità della spesa, rimborso, in contanti, alla docenza, creazione e registrazione della spesa nel programma di contabilità, emissione del relativo ordinativo  a reintegro; predisposizione della distinta cassiere e stampa e monitoraggio registro fondo economale. Ciclo passivo completo relativo all’ambito del Servizio: creazione e invio degli ordini diretti in ME PA e MEUnipd con riferimento a quanto attiene al punto ordinante; verifica anagrafica fornitori e controllo idoneità tracciabilità flussi finanziari. (c/c dedicato; predisposizione dell’ordine in contabilità U-GOV a seguito acquisizione di tutta la documentazione obbligatoria a corredo del pagamento: DURC tramite collegamento al sito dell’INPS e CIG a seguito completamento procedura attiva sito  AVCP; verifica idoneità EQUITALIA ove previsto; accettazione e registrazione fatturazione elettronica  e nota di credito (quando previsto)  fino all’ordinativo di pagamento; predisposizione ordini  e pagamento del materiale richiesto dai docenti alla biblioteca per le loro ricerche: riversamenti su CD, riproduzioni, ecc.; predisposizione ordinativi di pagamento  invio degli stessi al cassiere; regolarizzazione trasferimenti in uscita con controllo situazione cassiere e aggiornamento costante sospesi; ordini e pagamenti INTRA-UE ED EXTRA-EU. Ciclo missioni: creazione anticipo (quando richiesto) missioni in Italia e all’estero, fino all’ordinativo di pagamento - del Personale docente, non docente, assegnisti, dottorandi afferenti  alla U.O. DiSLL e personale non strutturato  inserito nei fondi di ricerca; attività continua e costante di front office nei confronti dell’utenza con particolare riguardo alla figura dei Dottorandi. Voucher Biblioteca: approvvigionamento degli stessi presso la ditta vincitrice dell’appalto di Ateneo e distribuzione ai docenti che ne fanno richiesta. con registrazione sul fondo economale e reintegro. Inventario: carico e scarico di tutto il materiale acquistato dalla U.O. di qualsiasi tipologia attraverso la registrazione dei singoli beni  e l’emissione dei relativi buoni di carico e scarico; chiusure annuali dei Registri inventariali, compresi tutti quelli cartacei precedenti ad U-GOV.  Gestione Iva: chiusura mensile obbligatoria di tutti i registri IVA di Struttura.

Organico: 3 unità / 36h

RESPONSABILE: S.D.

Attività: gestione ricerca internazionale; prat; progetti strategici; contratti di affidamento esterno: procedura comparativa, ciclo completo fino al pagamento; borse di ricerca; assegni di ricerca; convenzioni; pagamento dei compensi collegati ai rapporti di lavoro: docenza mobile, master, visiting professor ecc.  contratti di edizione; il servizio curerà tutte la fasi di sua competenza fino ai pagamenti; mobilità internazionale docenti e studenti. Supporto all’osservatorio ricerca: supporto alla valutazione della ricerca (VQR, SUA-RD…); supporto alla docenza per l’inserimento dei prodotti della ricerca nel sito di Ateneo.

Organico: 1 unità / 12h , 1 unità / 36h

RESPONSABILE: S.D.

Attività: Gestione amministrativo-contabile di convegni, conferenze, workshop, giornate di studio  e seminari, Summer School in tutte le sue fasi dalla prenotazione al pagamento: richiesta di patrocinio e di contributo per convegni; tabelle per richiesta di contributo al Consiglio di Dipartimento; prenotazione alberghi per organizzazione convegni; creazione progetti nel sistema di contabilità di Ateneo UGOV per progetti finanziati dal dipartimento e dall’Ateneo; acquisizione modulistica fiscale e creazione anagrafica in Ugov relatori italiani e stranieri; rimborsi e compensi ai relatori fino all’ordinativo di pagamento; distinta e trasmissione cassiere in banca. Ciclo completo acquisti relativi all’ambito del Servizio: acquisizione presso sportello INPS  D.U.R.C. fornitori; acquisizione tramite portale AVCP delle  Agenzie delle Entrate C.I.G.; punto istruttore e ordinante Me.Pa. per Rdo e ordini diretti per organizzazione convegni; verifica anagrafica  fornitori e controllo idoneità tracciabilità flussi finanziari (conto corrente dedicato); ordini in Ugov; accettazione e registrazione fatture elettroniche e note di credito; ordini UP Store; regolarizzazione e trasferimenti per acquisti UP Store e concessione Aule; ordinativi  di pagamento fatture elettroniche. Ciclo entrate: pratiche di attivazione per convegni con quote di iscrizione; emissione fatture attive per quote di iscrizione; entrate contributi per convegni con relative registrazioni in UGOV; ordinativi di incasso e registrazione sospesi in banca.

Organico: 2 unità / 36h

RESPONSABILE: incarico di responsabilità

Attività: front office (ritiro tesi di laurea, verbali d'esame cartacei e domande di insegnamento, dottorato, didattica integrativa e di supporto); orario delle Lezioni (calendario delle lezioni con relativi pubblicazioni e aggiornamenti); gestione delle Aule (prenotazione attività seminariali, esami e lauree); offerta formativa, accreditamento, bandi e contratti per la didattica (caricamento offerta formativa, gestione delle Schede SUA-CdS, gestione dei regolamenti didattici, produzione e pubblicazione di bandi e contratti per la Didattica); Dottorato di ricerca; Uniweb e piani di studio, Moodle e Drupal (supporto a docenti e studenti per le problematiche connesse con uniweb: apertura appelli, commissione d'esame, registrazione esami, firma digitale e compilazione piano di studio; aggiornamento sito web competenze della Segreteria Didattica); esami e lauree  (calendari degli esami e delle lauree); internazionalizzazione della didattica (Erasmus+ e corso di laurea binazionale Padova-Grenoble: controllo e gestione dei piani di studio, supporto agli studenti per la scelta del flusso Erasmus, pubblicazione e aggiornamento dell'elenco dei learning agreement approvati/modificati); docenza mobile e Visiting professor (parte amministrativa); protocollo documenti in entrata e in uscita di competenza dell’area didattica.

Organico: 5 unità / 36h, 1 unità / 30h

AREA TECNICA

RESPONSABILE: incarico di responsabilità

Attività: Coordinamento dei Servizi Generali, Manutenzione e Sicurezza, Servizi Informatici e gestione dei rapporti con la Direzione e l’Amministrazione. Supervisione alle attività di controllo e manutenzione tecnica degli edifici. Gestione dei rapporti con gli uffici d’Ateneo preposti alla manutenzione, sicurezza e al patrimonio. Coordinamento locale delle relative attività. Coordinamento e supporto alle attività di verifica e rispetto delle norme di sicurezza e accessibilità degli edifici. Monitoraggio dello stato degli edifici, impianti e applicazione delle norme stesse. Organizzazione e supporto alla logistica del Dipartimento. Gestione organizzativa dell’inventario. Coordinamento con i Poli nella gestione del personale di portineria, manutenzione e sicurezza.

Attività: Controllo e manutenzione tecnica degli edifici; verifica del rispetto delle norme di sicurezza e accessibilità degli edifici; servizio di reperibilità in caso di emergenza; supporto ai servizi generali; stoccaggio e gestione del magazzino per il materiale di consumo; punto istruttore per gli acquisti di materiali e beni di competenza dell’area dei servizi generali. Gestione dei servizi postali in entrata ed in uscita.

Organico: 6 unità / 36h

RESPONSABILE: incarico di responsabilità

Attività: Gestione sito web e applicazioni; gestione e manutenzione infrastruttura tecnologica, rete wireless, sicurezza informatica; gestione apparecchiature audio-video aule didattiche; punto istruttore per gli acquisti di materiali e beni competenza dell’area informatica.

Centro Stampa di Palazzo Maldura: offre a tutte le strutture dell'Ateneo che lo richiedano un servizio di realizzazione di manifesti, locandine, depliant, opuscoli,biglietti da visita e altro. Il servizio offerto si propone di seguire il richiedente in tutto il processo di realizzazione dei materiali (progettazione grafica, impaginazione, stampa).

Organico: 5 unità / 36h

SERVIZI PORTINERIE E SICUREZZA

RESPONSABILE: Polo centro-ovest

Attività: servizi di portineria, front-office e guardianìa, piccola manutenzione, interfaccia con le ditte per interventi e riparazioni, distribuzione della posta; collaborazione con il Responsabile dell’Area tecnica per i Servizi generali; Palazzi: Borgherini, Maldura, Beldomandi, Liviano.

Organico: 6 unità / 36h

SCUOLA DI SCIENZE UMANE

Pierluigi Brombin, Lucia Cardellini

 

 

Download SCHEMA